Dù cho bạn đang ở Australia, Anh hay Mỹ; người da màu hay da trắng, thì chúng ta cũng chỉ có 24 tiếng làm việc 1 ngày. Thành công sẽ phụ thuộc vào những điều chúng ta có thể làm được trong khoảng thời gian đó. Không có một doanh nhân nào có thể kiểm soát được mặt trời hay thay đổi thời gian trong ngày, nhưng có những chiến lược giúp tối đa hóa thói quen và năng suất làm việc.
Dưới đây là 10 chiến lược để nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc:
- Định luật Parkinson
“Nếu bạn chờ cho tới giây phút cuối cùng để làm 1 việc gì đó, thì nó chỉ tốn 1 phút để làm việc đó” Cyril Northcote Parkinson nêu ra. tất cả chúng ta đều trải nghiệm định luật Parkinson. Chúng ta có thời gian 1 tháng vật lộn để hoàn thành 1 dự án, nhưng, chúng ta lại hoàn thành dự án đó chỉ trong vòng 1 tuần cuối cùng một cách thần kỳ. Hay, nhà bạn rất bừa bộn hàng tuần trời rồi, thế nhưng chỉ trong vòng 1 vài tiếng ngôi nhà đã sạch sẽ tươm tất.
Định luật đưa ra nhưng tác động tuyệt vời để nâng cao hiệu quả: áp đặt thời hạn cuối cùng để hoàn thành nhiệm vụ ngắn hơn, hoặc sắp sếp cuộc họp sớm hơn. Tìm ra được thời điểm thích hợp hối hả làm việc một cách có hiệu quả. Công việc gấp gáp có thể là phương pháp thực hiện cho việc làm táo bạo.
- Tìm ra dòng chảy của bạn
Đối với các vận động viên điền kinh, đó được gọi là “ở trong quy vùng”, nghĩa là bạn tập trung tâm trí và trí lực đến nỗi hoàn toàn không bị bất kỳ điều gì làm sao lãng. Đó là trạng thái mà chúng ta đều có thể dùng để đề cập tới: người viết sách, nhạc sĩ và doanh nhân.
Nghiên cứu của Mihaly Csikzentmihalyi tập trung vào những dòng chảy của các trạng thái như vậy để tối ưu hóa hiệu suất của chúng ta bằng cách tìm ra sự cân bằng giữa những thách thức và kỹ năng. Nếu nhiệm vụ quá khó khăn và vượt khỏi kỹ năng giải quyết của chúng ta, thì chúng ta sẽ lâm vào tình trạng lo lắng và suy sụp.
Hãy vươn mình lên, nhưng đừng vội vàng. Chúng ta sẽ hiệu quả nhất khi ở trạng thái tập trung cao độ.
- Nhiệm vụ đơn
Có nhiều trường hợp bắt buộc phải dựa vào đa nhiệm vụ. Một nghiên cứu chỉ ra rằng những người đi bộ nhưng lại tập vào điện thoại trên tay sẽ lướt qua mọi người thường xuyên hơn và bị sao lãng hơn, nhiều khi họ còn không hề biết đến tồn tại của 1 chú hề đang đi trên chiếc xe đạp một bánh.
Nói với một doanh nhân không về chủ đề đa nhiệm vụ, hiển nhiên, giống như đang nói với đầu gối vậy, nhưng sự thật rằng, đa nhiệm vụ còn có một thuật ngữ hay hơn để dùng “chuyển đổi nhiệm vụ”. Chúng ta không điều chỉnh, sắp sếp lại nhiều như chúng ta bỏ sót mọi thứ quanh. Vấn đề là kết thúc với quá nhiều dự án mở, và phân tán sức lực bản thân một cách dàn trải. Alexander Graham Bell có nói: “Tập trung tất cả suy nghĩ của bạn vào công việc trong tầm tay, tia nắng mặt trời sẽ không làm cho vật bốc cháy cho đến khi được tập trung.”
- Quy tắc 2 phút
Trong cuốn “Hoàn thành công việc” của David Allen, ông giải thích rằng những người có năng suất cao nhất sẽ tận dụng những khoảng thời gian ít ỏi của việc mở cửa trong ngày. Luôn có một bảng tóm tắt những nhiệm vụ sẽ sẵn sàng trong hai bất cứ khi khoảng thời gian thuận lợi để làm những nhiệm vụ đó xuất hiện sẽ nâng cao năng suất. Làm sạch hộp thư đến, kiểm tra thư thoại, phê duyệt yêu cầu, tất cả đều có trong lịch trình, xây dựng cơ chế hiệu quả và bắt đầu cho những nhiệm vụ lớn lao hơn.
Một nguyên nhân chính của sự trì hoãn nằm ở việc suy nghĩ quá mức cho bước tiếp theo. Allen nói rằng thời gian để thực hiện các hành động ít hơn là dành thời gian suy nghĩ về nó.
- Làm việc với nhịp điệu sinh học
Các tế bào thần kinh trong não của kiểm soát nhịp sinh học của chúng ta, ảnh hưởng đến chu kỳ ngủ-thức, kích thích hoóc môn, cảm xúc và mức năng lượng. Hoạt động liên tục ngoài nhịp sinh học (ví dụ như các phi công quốc tế) sẽ tạo ra sự mệt mỏi.
Hiệu quả nằm trong việc đồng bộ hoá công việc cụ thể với những thời gian sinh học cao điểm này. Tiến sĩ Steve Kay nói rằng thời gian tốt nhất để làm công việc phân tích là trong vòng vài giờ sau khi thức dậy, khi buổi sáng nhiệt độ cơ thể tăng làm tăng lưu lượng máu đến não.
Sự suy giảm tỉnh táo sau bữa trưa vì năng lượng bị giảm do qúa trình tiêu hóa. Theo giáo sư Mareike Wieth, Khoảng thời gian năng lượng giải phóng này là khoảng thời gian tốt nhất cho tư duy mới lạ và sáng tạo.
Tập thể dục làm tăng hiệu quả. Tiến sĩ Gerard Kennedy đã ghi nhận nhiều kỉ lục Olympic bị phá vỡ vào buổi chiều muộn nhiều hơn bất kỳ khoảng thời gian nào khác. Sức mạnh của cơ, khả năng phổi, phối hợp mắt và các phối hợp linh hoạt tối đa nhất vào giữa 4 giờ chiều và 6 giờ tối.
Ba thời điểm tuyệt vời để tối đa hóa các nỗ lực của bạn: khả năng phân tích vào buổi sáng, sáng tạo tăng đột biến sau giờ ăn trưa, và sự sung sức của cơ thể là vào buổi chiều.
- Kỹ thuật đảo ngược
Thường được áp dụng cho máy móc công nghiệp và phần mềm máy tính, kỹ thuật đảo ngược có thể được áp dụng cho các lĩnh vực khác nhau, sản phẩm và chiến lược.
Đó là sự tháo rời và phân tích các thành phần cấu thành nên tổng thể. Hiệu suất không chỉ đến với việc nhìn thấy các bộ phận liên quan mà còn có thể làm việc theo các khía cạnh không theo trật tự. Tim Ferriss ghi nhận sự thông thạo nhanh chóng của bản thân đối với việc học điệu tango qua việc phân tích cấu trúc điệu nhảy, và vai trò phụ nữ cùng với nam giới trong điệu nhảy.
Các chuyên gia ngôn ngữ học cũng làm tương tự, phá vỡ một ngôn ngữ thành nhiều phần và có cái nhìn về các cấu trúc ngữ pháp phổ biến nhất.
- Bộ ba ý chí
Giáo sư đại học Stanford Kelly McGonigal nói rằng chìa khóa để đạt được mục tiêu là hiểu được ba năng lực của ý chí: Tôi có sức mạnh, tôi sẽ không có sức mạnh, và tôi muốn sức mạnh.
- Tôi “sẽ không có sức mạnh” là chống lại sự cám dỗ, chẳng hạn như nói “không” với phương tiện truyền thông xã hội.
- Tôi “có sức mạnh” là chọn một hành vi thay thế – gửi một email trên mạng xã hội.
- Tôi “muốn sức mạnh” là ghi nhớ lý do, mục tiêu của bạn, chẳng hạn như mở rộng sự nghiệp, kinh doanh hay lợi nhuận của bạn.
Sức mạnh ý chí giống như một cơ bắp. Khi chúng ta thất bại trong việc đạt được mục tiêu, chỉ cần dựa vào Tôi sẽ không có sức mạnh, nhưng chúng ta chỉ có thể nói “không” nhiều lần trước khi chúng ta sụp đổ. Tuy nhiên, việc sao lưu và sử dụng cả ba khía cạnh của ý chí sẽ tăng gấp ba lần khả năng thành công. Chống lại, thay thế, nhớ.
- Làm 52, nghỉ 17
Tình trạng hối hả, bận rộn của các doanh nghiệp khiến phá vỡ sự không tồn tại. Các nghiên cứu gần đây cho thấy chỉ có một phần năm nhân viên nghỉ trưa, mặc dù đã nhận thức rõ ràng những lợi ích của việc nghỉ ngơi đối với bộ não mệt mỏi.
Vậy công việc / tỷ lệ nghỉ ngơi hoàn hảo là gì? Ứng dụng DeskTime được ứng dụng trong Big Brother, giám sát việc sử dụng máy tính của nhân viên. Họ thấy rằng 10% làm việc hiệu quả nhất đã làm việc chăm chỉ trong 52 phút, rồi nghỉ giải lao 17 phút. Nó được các nhà khoa học hỗ trợ, chỉ ra nhịp điệu tự nhiên của khoảng thời gian quan tâm của chúng ta. Bộ não của chúng ta có thể tập trung tối đa 90 phút, sau đó cần khoảng 20 phút nghỉ ngơi. Bứt phá chiến lược bằng công việc hiệu quả.
- Các dạng ý chí
Nếu điều đó không đúng, thật là khó hiểu khi nghĩ rằng chỉ cần thay đổi tư thế của bạn sẽ ảnh hưởng đến năng suất. Giáo sư Amy Cuddy của Ted Talk nêu bật phản ứng tinh thần và thần kinh do tư thế của chúng ta. Tập thể lực cao làm tăng testosterone (sự tự tin, sự quyết đoán, năng lượng) và giảm cortisol (căng thẳng, lo lắng, lo lắng). Một người tự tin, vui tươi làm việc hiệu quả hơn nhiều so với người bị áp lực, căng thẳng.
Bộ não của chúng ta có chuỗi liên kết để đáp ứng một số vấn đề sinh lý học nhất định. Một nụ cười gượng ép vẫn sẽ giải phóng endorphins (hooc-mon có trong não bám vào các tế bào cảm giác có tác dụng giảm đau). Kéo bạn ra khỏi một sự suy giảm tinh thần cũng đơn giản như kéo bạn ra khỏi một sự suy giảm thể chất.
- Sự phát triển hợp lý
Một cảnh báo hữu ích từ Eric Ries: “Nếu chúng ta xây dựng sản phẩm sai một cách thực sự hiệu nghiệm, nó giống như chúng ta đang lái xe ra khỏi vách núi và khoe khoang về việc tiết kiệm nhiên liệu vời của chúng ta.”
Với cùng một tỷ lệ của các biện pháp rủi ro / lợi nhuận của Sharpe trong dòng tài chính, và “sản phẩm có khả năng sinh lời tối thiểu” trong thế giới công nghệ, chiến lược này được tính toán và biết rõ trong các nỗ lực của chúng ta, với sự linh hoạt sẽ tốt hơn là một quy trình và mục tiêu cố định. Nó được sản xuất và sẵn sàng để xoay trục, thay vì chỉ đơn giản là tính phí đầy hơi trước.
Một trường hợp-tại-điểm là Dự án khởi nghiệp Nick Swinmurn Zappos. Ông đã xác định ý tưởng của mình mà không đổ tiền mặt bằng cách trước tiên đi đến cửa hàng giày, chụp ảnh và đăng chúng lên mạng xã hội. Khi có người có nhu cầu mua hàng, anh ta chỉ việc đi mua đôi giày đó và bán chúng. Anh ta không cần phụ thuộc, chỉ cần kiên nhẫn.
Kiến Thức Tổng Thể Nơi Chuyên Mục Dành Riêng Những Tin Tức Tổng Thể Thường Quanh Đời Sống. Được Tổng Hợp Và Chia Sẻ Từ Nhiều Nguồn Khác Nhau.
Kiến Thức 1805 Nơi Chia Sẻ Kiến Thức Của Bạn.
