Cách thay đổi thời gian biểu cho năng suất làm việc hiệu quả

Kiến Thức - Tri Thức 1805

Bạn đang đau đầu tìm cách để duy trì một lịch làm việc hiệu quả?

Bạn không có động lực để hoàn thành các đầu việc đã liệt kê mỗi ngày?

Nhiều người bị “Hội chứng ghét ngày Thứ hai” và đôi khi sự mất tập trung cũng khiến họ giảm hiệu suất làm việc. Tôi cũng vậy. Đối với tôi, suy nghĩ “Ước gì có thể thay đổi thời gian biểu làm việc của mình nhỉ” sẽ trở thành “Mình nên thay đổi nó đi thôi”.

Cách thay đổi thời gian biểu cho năng suất làm việc hiệu quả

Trong hầu hết các trường hợp, khi bạn nghĩ mình ghét công việc hiện tại, hoặc sao mãi không có ý tưởng gì trong đầu, thì việc điều chỉnh lịch biểu của bản thân chút ít lại có thể “thay đổi cả thế giới” đấy.

Sau đây là 6 cách giúp bạn thay đổi thời gian biểu để làm việc hiệu quả hơn trong ngày.

1. Biết cân bằng giữa điều ưu tiên và điều thiết yếu

Nếu bình thường bạn làm việc từ thứ Hai đến Thứ sáu, nhưng Thứ hai không phải là ngày của bạn, thì có thể xem như cho mình nghỉ ngơi ngày đó.

Khi còn làm ở chỗ cũ, Thứ Hai đối với tôi dường như là ngày phí phạm nhất. Hôm đó thì khách hàng cũng không nhiều, nhân viên thì vẫn đông và điều này khiến cho nguyên ngày thứ Hai ai ai cũng lờ đờ mệt mỏi. Ngày thứ Bảy, khi không có ai đi làm, chính là cơ hội để chuyển lịch trình làm việc sang Thứ ba – Thứ Bảy thay vì Thứ Hai-Thứ Sáu.

Các chủ doanh nghiệp ủng hộ điều này vì dịch vụ tăng cao mà lương vẫn như cũ. Ngày Thứ Hai được nghỉ ngơi khiến tôi có nhiều thời gian hơn để làm việc nhà và các công chuyện khác, khiến ngày cuối tuần cũng thư giãn hơn.

2. Những kế hoạch “phi chuẩn”

Khi công việc của bạn hơi khác một chút, ví như phải làm thêm giờ, lịch làm việc thay đổi liên tục, thì đôi khi hi sinh chút ít thời giờ của bản thân cũng cần thiết. Nếu nghĩ không đáng phải hi sinh nhiều như thế, hãy xem như dù sao sự nỗ lực mình bỏ ra cũng có chút giá trị.

Lịch làm việc hiện tại của tôi rất chật vật vì phải làm thêm vào sáng sớm thứ Năm. Vì thế tôi buộc phải dậy vào lúc giữa khuya để đi làm. Nó không hề lí tưởng chút nào và cũng khá có hại, nhưng theo tôi, phần thưởng mang lại xứng đáng với sự hi sinh của mình.

Cách tôi biến lịch làm việc này trở nên khả thi đều khiến mọi người xung quanh kinh ngạc.

Dù chỉ phải làm việc sớm một ngày trong tuần, tôi đều đi ngủ sớm mỗi ngày (10 giờ tối thứ Hai, 8 giờ tối thứ Ba, 6 giờ tối thứ Tư). Ngủ sớm mang lại cho tôi cơ hội ngủ đủ giấc 6 tiếng một ngày dù có phải dậy vào lúc nửa đêm của ngày thứ Năm đi chăng nữa.

Khi thức dậy vào nửa đêm thì cũng như là tập thể dục trong tra tấn vậy, nhưng sau đó lại là cảm giác hưng phấn cho một tuần làm việc hiệu quả.

3. Khoa học ủng hộ những “cú đêm”

Luôn có cách để thay đổi lịch ngủ nghỉ. Thật ra mà nói, có khá nhiều người ủng hộ việc thức khuya.

Thời đại học, sinh viên thường sử dụng giờ khuya để hoàn thành đồ án vì thật sự đây là lựa chọn duy nhất của họ. Thành quả là nhận được tấm bằng đại học. Điều này chứng tỏ dù làm việc gì thì cũng cần có chiến lược.

Một số bài viết được giới đọc giả đón nhận nhất của tôi đều được viết vào buổi ban khuya.

Các giáo sư nghiên cứu cho biết nhiều tác giả thường viết văn hiệu quả sau nửa đêm, khi mạch sáng tác của họ bắt đầu tuông chảy.

Cho nên đôi khi việc khuyến khích con người thức khuya cũng không quá kì quặc. Khoa học cũng ủng hộ cho các cú đêm.

Một nghiên cứu khoa học của Úc về các bệnh nhân đột quỵ khẳng định rằng, não người có khả năng thụ đắc kiến thức hiệu quả hơn vào ban đêm. Cũng như quá trình suy nghĩ của sinh vật mang tính thích nghi, nhằm tránh kẻ săn mồi trong bóng tối.

Một nghiên cứu của Tây Ban Nha về lái xe cho thấy những người thuộc tuýp về đêm thường lái xe bất cẩn hơn vào buổi sáng. Nghiên cứu này cũng cho thấy nhịp điệu sinh học ngày đêm của cơ thể bắt đầu có dấu hiệu tương quan với việc lái xe.

Nghiên cứu cũng cho rằng các chủ doanh nghiệp nên tùy nghi điều chỉnh lịch làm việc dựa trên thời gian sinh học của nhân viên trong ngày, đặc biệt là những người làm các công việc có tính nguy hiểm cao như phi công, tài xế taxi hay các công nhân làm việc trong các nhà máy năng lượng nguyên tử.

Một nghiên cứu về chất lượng giấc ngủ của các y tá làm việc ca sáng và ca đêm ở Đài Loan cũng đã cho thấy rằng cần phải quyết định xem liệu một y tá hợp với ca đêm hay ca ngày dựa trên các vấn đề về giấc ngủ của người này. Từ đó mới phân chia ca trực hợp lý hơn.

Tóm lại, điều này căn bản cho thấy một số người thuộc tuýp ban ngày, một số người lại hợp với ban đêm. Bạn nên thực hiện những công việc quan trọng nhất vào thời gian phù hợp với bản chất cơ thể mình.

4. Làm việc khi hưng phấn

Não người khá phức tạp, đó không còn là điều bí ẩn gì nữa.Thực chất, theo chừng mực nào đó, nhịp điệu sinh học ngày đêm của mỗi người đa dạng tùy theo tuổi tác và giới tính của họ. Nếp ngủ bị chi phối bởi đồng hồ sinh học, mặt nào đó thể hiện tính cách cũng như sự lao động trí óc của mỗi cá nhân.

Hóc môn melatonin hỗ trợ nhịp điệu sinh học ngày đêm, nhịp sinh học theo chu kỳ ngủ, nhiệt độ cơ thể và huyết áp của con người. Đây là lí do vì sao khi uống thuốc chứa melatonin, nhịp đồng hồ sinh học sẽ tăng nhanh hơn chu kỳ giấc ngủ. Vì vậy chất này được xem như thuốc ngủ.

Chu kỳ ngủ giúp não bộ biết trước sự hiện diện của ngày, đêm và sự thay đổi các mùa.

Khả năng dự đoán sự khác biệt của thời gian đã trở nên hết sức diệu kì cho sự sống và sự sinh sôi nảy nở của động vật, thực vật. “Độ dài ngày” trong tiềm thức mỗi người rất quan trọng cho việc nhận thức thời gian và địa điểm.

Kì diệu hơn nữa, cơ thể tất cả các sinh vật và con người đều được vận hành chủ yếu nhờ đồng hồ sinh học. Sự chính xác của chiếc đồng hồ treo tường nhà bạn cũng chỉ là tương đối so với đồng hồ sinh học của cơ thể mà thôi.

Theo khái niệm này, bản thân từng là một cú đêm thời sinh viên, lịch làm việc sớm của tôi cho hiệu suất tốt xem ra cũng có lí. Vào thứ Năm, buổi trưa đối với đồng hồ sinh học của cơ thể tôi như 7 giờ tối.

Nó cho tôi có được “ vùng tập trung cao độ” trong ngày. Vậy nên ban ngày với tôi như nửa đêm, chính là lúc tôi làm việc có năng suất cao nhất.

Như vậy một thời gian biểu cho phép bạn linh động khi làm việc, ngủ nghỉ, ăn uống, sẽ mang lại năng suất tối ưu.

5. Làm việc trong điều kiện lí tưởng nhất

Trong thời đại ngày nay, xu hướng làm việc linh động hay làm việc tại nhà bắt đầu lên ngôi, mỗi người có được năng suất làm việc cao nhất khi thay đổi lịch sao cho phù hợp với thời gian biểu của họ. Cũng giống như khi tham gia các khóa học trên mạng, lịch làm việc hiện đại ngày nay cho phép mỗi cá nhân linh động, có thể hoàn thành công việc trong thời gian và địa điểm thuận lợi nhất.

Đối với một số người, nhất là những người có vấn đề về tập trung, làm việc tại nhà có thể gây xao nhãng. Tuy nhiên, có nhiều cách để thay đổi, điều này giúp bạn giữ đầu óc tập trung khi làm việc tại nhà. Ví dụ, bạn có thể bắt đầu làm việc theo đúng khuôn giờ nghiêm ngặt trong một không gian làm việc đầy cống hiến. Bên cạnh đó còn có các cách khác như pha một tách cà phê hay đọc một bài báo, hệt như khi đi làm vào buổi sáng.

Tìm ra không gian chung với những người cũng làm việc tại nhà như bạn có thể giúp bản thân tập trung, ít bị cô lập hay mất phương hướng.

Có nhiều cách sắp xếp thời gian khi không làm việc tại công ty.

Công nghệ không chỉ giúp tạo điều kiện làm việc tại nhà mà còn cung cấp công cụ để bản thân mỗi người nhận ra khả năng ưu việt của mình. Một ứng dụng trên điện thoại có thể giúp bạn nhận ra tiềm năng này. Loại ứng dụng mang tên “Công cụ suy nghĩ” giúp một người nhận ra các mặt của khả năng phân tích, sáng tạo, tính quy củ và liên hệ của bản thân.

Công cụ này cho phép mỗi người tìm ra nơi nào, thời gian nào và điều kiện nào là tốt nhất cho mình. Nói cách khác, đây là phương pháp khách quan mang tính “chánh niệm” giúp bạn đạt năng suất làm việc tối đa.

Điều không hay duy nhất của các phát minh dạng này là nó có thể khiến người ta mất dần khả năng suy nghĩ. Tuy nhiên, việc tự nhận biết bản thân mình là ai và khi nào mình làm việc hiệu quả nhất thật sự tăng khả năng làm việc có năng suất.

6. Sự tập trung và khả năng tự định hướng

Mỗi người chịu trách nhiệm cho việc khám phá ra điểm nổi trội của bản thân. Sự khác nhau của mỗi một người là ở thời điểm làm việc cho năng suất cao. Điều này động viên các chủ doanh nghiệp điều chỉnh lịch làm việc sao cho phù hợp nhất cho nhân viên của mình.

Quan trọng hơn cả, người ta thường tự ý thức về bản thân, nhịp điệu cơ thể và sở thích nhiều hơn để biết khi nào, ở đâu và làm cách nào để cho ra sản phẩm mang năng suất cao nhất.

Dù thay đổi lịch làm việc, giờ giấc ngủ nghỉ hay thay đổi cả công việc, đều luôn có câu trả lời cho một tình huống làm việc phi năng suất.

Nếu một người có thể tập trung vào việc làm sao để đồng hồ sinh học đạt mức năng suất cao nhất, cũng không khó gì để thuyết phục các ông chủ đáp ứng nhu cầu của mình.