Hầu hết mọi người đều coi các cuộc họp như một gánh nặng, lãng phí thời gian và phiền toái. Nhưng các cuộc họp là không tránh khỏi. Một tin tốt là những nhà lãnh đạo hoàn toàn có thể cải thiện đáng kể những cuộc họp nhàm chán để cải thiện tầm ảnh hưởng và phát triển công việc của mình.
Một nghiên cứu gần đây được công bố trên tạp chí Journal of Leadership & Organizational Studies (JLOS) nhận thấy cách lãnh đạo là một yếu tố quan trọng dẫn đến kết quả và sự hài lòng của những người tham dự. Tôi cho rằng những phát hiện này không phải là điều quá bất ngờ với bất cứ ai đã phải tham dự vô số các cuộc họp – nhưng các nhà lãnh đạo thường quên mất vai trò quan trọng của mình. Khi điều hành một cuộc họp hoặc họp nhóm được coi là một rắc rối thì nó tạo ra cái nhìn tiêu cực cho tất cả những ai tham dự.
Thay vì làm người khác thầy phiền phức thì hãy điều hành các cuộc họp của bạn tốt hơn. Dưới đây là sáu lý do tại sao làm như vậy là một sự đầu tư thời gian đáng giá:
1. Bạn sẽ được tôn trọng.
Các đồng nghiệp sẽ tôn trọng khả năng của bạn khi bạn sử dụng thời gian của họ hiệu quả trong các cuộc họp – thậm chí còn hơn thế nữa nếu bạn có thể quản lý được tiến trình cuộc hội thoại mà không chú ý vào bản thân hay quan điểm của mình. Bạn không làm như vậy để tạo sự chú ý nhưng hãy học kỹ năng phê bình khéo léo để không làm tổn thương người khác.
2. Bạn sẽ tạo ra các mối quan hệ phong phú.
Toàn bộ quá trình xác định những gì nên làm và tương tác với các đồng nghiệp tìm ra cách tốt nhất để có được cuộc họp thành công sẽ giúp bạn thấy được vấn đề bên trong mà mọi người đang gặp phải. Các mối quan hệ được xây dựng dựa trên các cuộc hội thoại nơi mọi người có thể bộc lộ hết suy nghĩ của mình và được lắng nghe. Nếu bạn làm điều này, bạn cũng sẽ xây dựng được mạng lưới các mối quan hệ bên ngoài cuộc họp.
3. Bạn sẽ nâng cao khả năng quan sát và học được cách đứng ngoài các cuộc hội thoại.
Quản lý một cuộc họp đòi hỏi sự quan sát cẩn thận đến từng hoạt động diễn ra trong phòng họp. Ví dụ, cần phải đưa ai đó vào cuộc hội thoại hay làm gì đó khi cuộc thảo luận đi chệch hướng. Để cuộc họp thuận lợi, bạn cũng cần học cách bỏ qua những ý kiến và vấn đề cá nhân để tập trung vào những suy nghĩ và ý kiến của người khác. Đừng ngắt lời người khác, lắng nghe sâu sắc hơn và tập trung vào cuộc nói chuyện dưới góc nhìn và kinh nghiệm bản thân. Đây là những kỹ năng lãnh đạo quan trọng trong và ngoài cuộc họp.
4. Bạn sẽ trở nên có giá trị không chỉ trong nhóm của mình.
Nếu bạn được biết đến trong công ty là một người có thể quản lý các buổi thảo luận hiệu quả thì bạn có khả năng sẽ được yêu cầu để hỗ trợ trong các cuộc họp khác. Có thể bạn không muốn trở thành một người chuyên nghiệp nhưng việc điều hành một vài cuộc họp mỗi tháng cho các bộ phận khác của công ty sẽ giúp bạn xây dựng được mạng lưới quan hệ và có thêm kiến thức trong các lĩnh vực khác nhau.
5. Bạn sẽ góp phần giúp sếp của mình thành công được tôn trọng.
Được yêu cầu thiết kế và điều hành các cuộc họp tiếp theo cho giám đốc của bạn là một món quà theo cách nào đó. Các giám đốc thường không có thời gian để xác định những việc cần làm và tìm ra cách tốt nhất để sắp xếp các công việc trong cuộc họp. Với sự giúp đỡ của bạn, họ có thể chú ý hoàn toàn vào cuộc thảo luận mà không phải phân tâm trong việc duy trì cuộc trò chuyện đi đúng hướng. Sự tập trung giúp họ biết được những sắc thái của người thể hiện, bằng lời hoặc hành động, và lắng nghe quan điểm của mọi người hay những điều mọi người cần.
6. Bạn sẽ làm bản thân khác biệt.
Khả năng quản lý các cuộc hội thoại hiệu quả, toàn diện và tập trung vào hoàn thành công việc là một kỹ năng tổ chức vượt quá chuyên môn. Thực sự giỏi một kỹ năng cốt lõi (nói, marketing, phát triển kinh doanh hoặc phương tiện truyền thông xã hội) là quan trọng nhưng trở thành một chuyên gia chỉ giúp bạn phần nào đó thôi. Nếu bạn có thể thêm khả năng làm cho các cuộc hội thoại dễ dàng hơn vào vốn kỹ năng của mình thì bạn sẽ làm tăng giá trị cho công ty và được công nhận khi làm điều đó.
Ngoài việc cải thiện kỹ năng và phát triển sự nghiệp thì việc điều hành các cuộc họp tốt hơn sẽ giúp cải thiện chất lượng các cuộc họp – loại bỏ những buổi thảo luận không hiệu quả. Khi bạn bắt đầu đưa ra các cuộc họp hiệu quả mà mọi người mong muốn thì những người khác sẽ nhận ra rằng công ty của bạn không muốn những cuộc họp lãng phí và không hiệu quả và họ cũng có thể được truyền cảm hứng để làm theo cách của bạn.
Người dịch: Hà Thanh
Nguồn Paul Axtell
